クラウドPBXの成功を導く3つの重要な視点

近年、インターネット回線を活用したクラウドPBXが注目を浴びています。クラウドPBXは場所に制約されず、スマートフォンを使った簡単な発着信が可能で、特にテレワーク環境下で自宅や外出先からも利便性が高まっています。

本記事では、クラウドPBXの基本概要や成功のためのポイント、失敗例を踏まえた注意事項などを詳しく紹介します。

1. クラウドPBXで成功するための3つのポイント

クラウドPBXはサーバをクラウド上に設置してサービスを提供するもので、どこでも会社番号を利用して発着信でき、オフィス内だけでなくテレワーク中の社員も利用できます。ただし、従来の電話とは異なる側面があるため、導入時の失敗を避けるために、以下の3つのポイントに留意することが重要です。

1.1 サービスを事前に試用する

クラウドPBXを導入する前には、まずサービスを試用してみましょう。多くのクラウドPBXサービスは無料トライアル期間を提供しています。この期間を活用して以下の点を確認してください。

• 音声品質の確認
• サービスの使い勝手
• 自社に必要な機能の有無

また、無料トライアル中に実際の利用者にヒアリングを行うことも重要です。使用者のフィードバックを取り入れないと、決裁者だけでなく実際の利用者の視点も把握できません。サービスの試用を通じて、必要な機能が欠けていたり、使い勝手が予想外に悪かったりする問題を事前に確認しましょう。

問題が発生した場合は、ベンダーに相談し、契約内容や導入計画の見直しを行うことも考慮しましょう。

1.2 品質面を重視する

品質面の確認も重要なポイントです。クラウドPBXはインターネット回線を使用するため、通信環境によっては音声品質に問題が生じることがあります。通話中にノイズやラグが発生すると、クラウドPBXの利点が危うくなります。

最近では技術の進化により、音声品質の問題は減少していますが、社員がアクセスする時間帯や外出先での混雑などが影響することもあります。クラウドPBXサービスが安定した通話を提供できるかどうかを確認するため、事前に品質面に焦点を当てることが大切です。

クラウドPBXの音声品質がビジネスにおいて非常に重要であるため、提供業者がどれだけ安定した通話を確保するための努力をしているかを確認しましょう。特に無料トライアルを提供している業者は、サービスを利用して品質を確認する機会がありますので、安心です。

1.3 サポート面を重視する

クラウドPBXはビジネスにおいて使用されるサービスであるため、サポート面も非常に重要です。問題が発生した場合に迅速なサポートが受けられない業者は、継続利用が難しいでしょう。

例えば、問い合わせに対して返信が遅い場合、業務に支障が出る可能性があります。また、数日後の返信が遅く、かつ知識や経験に欠ける対応がされると、問題の解決が難しいケースもあります。

サポートが不十分な業者は、継続して利用することが難しいため、導入前にベンダーのサポート体制をしっかり確認する必要があります。導入時だけでなく、導入後もきちんとサポートしてくれるかどうかを確認することが成功のカギです。ベンダーの導入実績や問い合わせ窓口の有無も確認しましょう。

2. クラウドPBXでの失敗例

クラウドPBXの導入には成功事例の他に失敗事例も存在します。以下は、クラウドPBXでの失敗例とその原因について紹介しています。

2.1 安価だが音質が安定せず業務に支障

安価なクラウドPBXサービスを選択したが、音声品質の不安定さにより業務に支障が生じたケースです。後から調査したところ、安価ながら音質や回線に問題があることが判明しました。音声通話に重点を置く業務においては、安価であるが故の欠陥が業務に悪影響を及ぼすことがあります。

新しいサービスを導入する際には、コストだけでなくサービスの品質にも注目することが大切です。特に無料トライアルが提供されていないサービスは注意が必要であり、安すぎるサービスは裏に問題がある可能性があります。相場よりも明らかに低い料金のサービスには警戒が必要です。

2.2 使い勝手が悪く機能が不足

性能やコストに問題はないと思い込んで導入したが、現場の従業員から「使いづらい」との不満が出たケースです。これまでの電話システムに慣れた従業員が、急にクラウドPBXに移行すると、使い勝手に不満を抱くことがあります。また、企業幹部が現場の声を十分に聞かずに導入すると、必要な機能が不足している場合も考えられます。

導入前の十分な説明や、無料トライアルを通じた従業員の参加などが必要です。なぜクラウドPBXが必要なのかをしっかりと従業員に伝え、導入に際しては十分な調整とサポートを行うことが成功のポイントです。

特にITリテラシーが高くない従業員は、新しいサービスに適応するまでに時間がかかることがあります。操作に慣れさせるためには、事前に十分な準備とサポートが必要です。

3. クラウドPBXで失敗してしまった場合の対策

クラウドPBXの導入で失敗してしまっても、ベンダーを変更することで成功への道が開ける可能性があります。

3.1 RemoTELの利用を検討しましょう！

RemoTELは、パソコンやスマートフォンを使って発着信が可能なクラウドPBXサービスです。地域番号や代表電話番号を利用することもでき、電話番号の変更手続きを簡略化できます。RemoTELには以下のメリットがあります。

• 在宅業務対応: RemoTELは、ネットワークがあればパソコンやスマートフォンで利用可能です。これにより在宅勤務でも通常通りの電話対応が可能です。
• 管理が簡単: RemoTELは顧客が簡単に設定できるように設計されています。ブラウザを介して簡単に設定変更が行え、運用が簡略化されています。
• 機器保守が不要: RemoTELはクラウドPBXのため、オフィスに本体を設置する必要がありません。メンテナンスや保守についてもRemoTELのデータセンターが対応してくれます。
• 短期契約も可能: RemoTELは1ヶ月単位で契約できるため、短期の利用も可能です。1ヶ月ごとにオプションの追加や人数の変更ができ、柔軟性があります。

4.まとめ

クラウドPBXはインターネット回線を活用するため、どこでも電話がかけられる利便性がありますが、サービスを選ぶ際にはサポートや音声品質に注意が必要です。自社に必要な機能を明確にし、クラウドPBXサービスを検討する際にはメリットとデメリットをしっかり理解しましょう。