クラウドPBXを活用してテレワークの電話対応課題を解消！
近年、働き方改革や新型コロナの影響により、急速に広まったテレワーク。多くの企業が既にこれを当たり前のように取り入れています。その一方で、勤務形態の変化から生じる課題の1つが、オフィス外での電話対応です。伝統的な環境では電話に対応することが難しくなりますが、その解決策として注目されているのが「クラウドPBX」です。
この記事では、テレワークにおける電話業務の課題をクラウドPBXを活用してどのように解決できるかに焦点を当てて詳しく解説します。
目次
テレワーク導入の必須アイテム！クラウドPBXとは
テレワークを円滑に進めるためには、クラウドPBXが不可欠です。クラウドPBXを活用することで、各社員が所有するスマホやタブレットなどの端末を利用して電話業務を遂行できます。 携帯端末でも会社番号を使用しての受発信が可能となり、テレワークにおいて欠かせないサービスといえるでしょう。
1.1 クラウドPBXとは
オフィス内の固定電話は、PBX（Private Branch eXchange／構内交換機）と呼ばれる設備を介して社内外と通信しています。このPBXをクラウド上で構築することで、社内外との通信・通話がインターネットを通じて可能となるシステムです。
クラウドPBXは、従来のPBXのような設計やプログラミング、配線工事などが必要なく、専用アプリケーションを通じて迅速かつ容易に構築・導入できます。端末にスマホやタブレットを使用できるため、テレワークを導入する企業の多くが活用しているサービスです。
1.2 導入メリット
クラウドPBXには従来のPBXでは実現できなかった機能が搭載されており、その代表的なメリットを以下に3つ紹介します。
1.2.1 導入・初期コストが圧倒的に安い
従来のPBXでは、ビジネスフォンの数だけ購入が必要であり、規模が拡大するにつれて導入コストも膨大な金額になることが一般的でした。従来のPBXには工事費やビジネスフォンのリース代、PBX代などが含まれ、規模によっては数百万円の導入コストがかかることもありました。
一方で、クラウドPBXは自社専用のPBXを構築する必要がなく、スマホやタブレットを内線化できるため、固定のビジネスフォンが不要です。これにより余分なコストを削減し、初期コストを圧倒的に抑えられます。
1.2.2 外出先でも会社番号で受信・発信できる
クラウドPBXはインターネット上に構築されているため、外出先でもスマホなどを使用して会社番号を使った受発信が容易に行えます。担当者が外出中に顧客からの電話があっても、電話を切ることなくスムーズに対応できます。外出先からも会社番号を使用して電話を発信できるため、業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。
1.2.3 各種端末を内線化できる
クラウドPBXを使用することで、スマホやタブレットを内線化して業務を効率的に進めることができます。従来のPBXでは内線を繋ぐことが難しかった外出先の担当者も、どこにいてもスマホを通じて簡単に内線を使用できます。このことが通話コストの削減や社員間の円滑な連絡を可能にし、特に店舗間や営業所間など離れた場所にいる社員にとっても利便性が高まります。
クラウドPBXで解決できるテレワークの課題
クラウドPBXを活用することで、テレワーク導入に伴う様々な課題を解消できます。以下に、クラウドPBXが解決可能なテレワークの課題を4つ紹介します。
2.1 電話不在を無くす
テレワーク導入に際して最も顕著な課題の1つが、オフィスへの電話対応の不足です。出社人数が減ることで電話に出る機会が減り、これが原因で顧客からのクレームや満足度の低下につながる可能性があります。
クラウドPBXを使用することで、各自のスマホやタブレットで電話を受けることができるため、電話対応の不足からくる問題を心配する必要はありません。また、スマホ同士での取り次ぎも可能なので、より効率的な応対が可能です。
2.2 専用機器が不要
クラウドPBXは専用PBXやビジネスフォンなどのハードウェアが不要で、短期間での導入が可能です。比較的迅速に導入が完了し、テレワークや通常業務に支障をきたすことはありません。追加や削除などの操作もアプリケーションを通じて簡単に行えるため、運用においてもほとんど負担を感じません。
2.3 コミュニケーション不足の解消
テレワークではコミュニケーションの不足が課題となります。業務以外の雑談や会話が減少するため、社内のコミュニケーション不足が生じることがあります。
クラウドPBXには内線通話やビジネスチャット機能、会議通話機能などが搭載されており、これらの機能を活用することでコミュニケーション不足を解消できます。グループチャットや会議グループを設置して社内の交流を促進することで、コミュニケーション不足を解決する企業も増えています。
2.4 社用スマホなどのコスト削減
クラウドPBXはアプリケーションを通じて利用できるため、個人のスマホで個人用と会社用の番号を使い分けることができます。そのため、社用スマホを用意する必要がなく、端末代や基本料金、端末間の通話料などのコストを削減できます。クラウドPBXでは回線の追加や削除が管理画面から簡単に操作できるため、手続きや準備に手間取ることもありません。企業が数十台や数百台の社用スマホを利用している場合、クラウドPBXへの切り替えによって大きなコスト削減が期待できます。
クラウドPBX導入時の注意点
クラウドPBXは便利で導入が容易な一方で、注意が必要なポイントもいくつかあります。無知のまま導入を進めると、思わぬトラブルが発生する可能性があります。以下は、クラウドPBX導入時に留意すべき主なポイントです。
・サービスごとに料金が異なる
・通話品質が不安定な場合がある
・既存の会社番号を引き継げない場合がある
・管理画面の操作が複雑な場合がある
・メーカーのサポートが不十分かもしれない など
多くのメーカーがクラウドPBXを提供していますが、各製品には独自の特長や弱点があります。自社のニーズに適した製品を選択することが重要です。クラウドPBXを導入する際は、上記のポイントを考慮しながら、サービスの選定を行ってください。
クラウドPBXで快適なテレワーク環境を実現しよう！
クラウドPBXは、働き方を変える革新的なサービスの一つです。テレワークを検討している場合は、クラウドPBXを活用してより快適で効率的な職場環境を整えてみることをお勧めします。
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