本社や営業が現場とスムーズにコミュニケーションを取る手段

会社組織は大きくなればなるほど、全体を統括して指令を出す本社とその指令を基にして実際にお客様と関わる営業や現場に分かれることになります。

しかし、この両者のコミュニケーションが円滑でなければ業務を円滑にこなすことは困難になります。
ではなぜコミュニケーションは必要なのでしょうか?
また、コミュニケーションをスムーズに行うためにはどうしたら良いのでしょう?

■本社と営業や現場、それぞれの役割は?

中小企業など、そこまで大きくない企業では事業所が本社のみで、管理者や経営者が営業を行ったり現場に出たりすることはよくあると思います。

しかし、ある程度会社が大きくなり、事業所も複数あるような企業になると、本社機能と営業や現場で分かれることがあります。
ではそうなった場合、それぞれの役割はどのようなものになるのでしょう?

「本社」

本社は実は明確な規定はありません。
そのため、その企業が本社としている事業所が本社になります。

本社はその企業の経営の中枢機能になります。
社長をはじめとする経営陣や、総務、人事、経理などの管理部署、現場や営業の方針を決定し管理する部署などが集まっています。
つまり、本社は会社の司令塔と言うべき場所になるのです。

「営業や現場」

営業や現場は、司令塔になる本社が決定した事項に基づいて、実際に販売活動や現場での作業を行う役割があります。
大口の顧客は本社が直接行う場合もありますが、基本的には顧客と直接関わるのは営業や現場になります。

​また、製造業であれば、工場も現場と言うことが出来ます。工場は顧客の手に渡るものが生み出される重要な場所になります。​
そのため、顧客からすると「営業や現場=その会社や製品​のイメージ」となるので、企業活動において非常に重要な役割になります。

■本社担当者と営業や現場とのコミュニケーションはなぜ必要?

では本社担当者と各事業所や営業、工場といった​現場とのコミュニケーションはなぜ必要なのでしょうか?

それは一言で言うと、「本社と各担当者がベクトルを合わせる」ためです。
ベクトルを合わせるとは、それぞれが同じ目標に向けて力を合わせるということです。

もしもコミュニケーションが不足していたとします。

本社の意向ではAという商品を売りたい、しかし現場や営業はBという商品を顧客に勧める。
本社はCという工法で作業を行いたい、しかし現場はDという工法で作業を行う。
このような状況になりかねません。

そうなると本社が計算しているコストや利益と実際のコストや利益が異なったり、何よりも顧客に迷惑をかける可能性があります。
社内の問題で顧客に迷惑をかけるというのは、企業にとって非常に恥ずべきことなのです。

こういったことを防ぎ、会社全体で同じ意識を持つためにコミュニケーションは重要になります。
本社は方針をしっかりと伝える、その上で各事業所や営業、現場から意見を集め、方針の見直しなども行う。
その上で、最終的な方針を決める。

コミュニケーションをしっかりと行い、全員が同じ意識を持つことで本社は営業や現場を信頼し、営業や現場は自信を持って業務を行うことができるのです。

■コミュニケーションをスムーズに行うためには

コミュニケーションの基本はしっかりとお互いの考えを伝え、理解するということです。
そのため、一番良いのは直接顔を合わせてのコミュニケーションです。
しかし企業が大きくなればなるほど、本社と営業や現場の距離が遠くなり、会うことが困難になることがあります。

そんな時、電話やメールでも良いのですが、更にお勧めする方法は「スカイプ等のビデオ通話を使用したコミュニケーション」です。
スカイプ等のビデオ通話を使用することで、顔を見ながら話せるので遠くにいながら会って話しているような感覚になれます。

また、その際に便利な道具が「スピーカーフォン」です。
スピーカーフォンを使用することで、両手をフリーにしての会話ができます。

両手をフリーにすることで、身振り手振りや書類を見せながらの話もできますので、より綿密なコミュニケーションを取ることができます。

しっかりとコミュニケーションを取ることで、お互いが気持ちの良い仕事ができるので、
「直接会う、もしくはスカイプ等のビデオ通話をスピーカーフォンを使用して行う」
ことをお勧めします。

コミュニケーションは仕事をする上で非常に重要なものになります。
しかし、本社からすると多くの営業や現場とのコミュニケーションは大変に感じ、営業や現場からすると管理部門である本社とのコミュニケーションは気が重いものでもあります。

そのため、しっかりとしたコミュニケーションを取るためには、お互いが一歩歩み寄ることも必要になります。
本社も相談しやすい空気を作ることで、営業や現場サイドからコミュニケーションを取ってくれます。

コミュニケーションによって、全従業員のベクトルを合わせることで、仕組みを作るまでは大変ですがその後は業務も円滑になり、会社にとっては必ずプラスになるのです。