テレワークと電話

新型コロナ感染拡大以降、テレワークが当たり前の世の中になりました。

それに伴い音声のコミュニケーションツールも様々なものが現れてきました。日常簡単に使えるチャットツールとして、LINEやMessenger、海外の方とのやりとりであればWhatsApp、そしてチャットも含め情報共有ツールとしてはSLACKやChatworkなども普段から普通に使っている方が多いのではないでしょうか。

さらには、zoom、Teams、google Meetなどはもうビジネスミーティングを実施するにあたり外せないツールとなっています。

このようにコミュニケーションのエンドポイントがどんどん個人の端末やツールになってきているという事が言えます。オフィスにいても、自宅にいても、出張先でもデジタルコミュニケーションが実現出来るようになったというのはこのようなツールが世の中に普及した事がその大きな理由でしょう。

さて、そこで改めてこれまでの音声コミュニケーションの主役だったオフィスの「電話」について考えてみましよう。

1 電話というコミュニケーションツール
2 会社の代表電話番号は無くなるのか
3 交換機（PBX）を新たに購入するのか
4 クラウド電話サービス
5 クラウド電話サービスに関連したウェビナーのご案内

電話というコミュニケーションツール

30年前、オフィスに電話が無ければ仕事になりませんでした。（若い方には分からないと思います。笑）当時はメールさえ無かったのですから。。。

そしてそのコミュニケーションのエンドポイントは個人ではなく、会社だったのです。ダイヤルインという個人の机の電話が鳴るというしくみはその当時からありましたが、本人が席に居なければその周りの方が電話を取っていたという時代です。つまり「会社として外部からの電話を受けていた」という事です。個人宛であっても「会社にかかってきた電話」という意識が部内・課内に明確にありました。

そんな時代から携帯電話が登場し、音声では無いメールという文化が到来し、その後上述したようなコミュニケーションの多様化が加速しました。

では、この電話、ひと昔前であれば「電話番号があるのが会社として当たり前」、そして地域によっては「局番が同一地域に無いとその会社とはビジネスは進めづらい」という現実もあったくらいビジネスの生命線だったのですが、（これも若い方はピンとこないかと思いますが。笑）今後どうなっていくのでしょうか。

会社の代表電話番号は無くなるのか

上述したように音声コミュニケーションはどんどん多様化しています。そしてもしもし電話（特に会社の代表電話番号や各事業部の電話番号）への入電数は少なくなっている企業が多いのも事実でしょう。

では、この代表電話番号、03や06、あるいは各地域の局番を企業は捨てるのでしょうか?

2022年の現時点ではなかなかそれは難しいというのが結論かと思います。電話への入電数は少なくなりつつもその地域の局番は残しておく企業がほとんど、というのが現在の現実的な状況でしょう。

もちろん、外注業者さんを動かすような企業や倉庫など物流拠点とのリアルタイムの連絡が必要といった、まだまだ電話が主役の企業は少なくありませんので、そのような企業はなおさらです。

交換機（PBX）を新たに購入するのか

そんな電話業務は基本的に社内に電話交換機（PBX）を設置して各デスクにビジネスフォンを設置する、とう形が多いかと思いますが、入電数がどんどん減っている中で、今後このPBXを継続して活用し続けるかどうか?という事については議論の余地がありそうです。局番を維持するためだけにこのPBXを使用し続けるのはコスト対効果を考えた時に場合によっては正しい決断にはならないかもしれません。

PBXは通常、リース契約をする事が多いようでが、5年リース、7年リースにて契約する事でその期間の運用コストは確定してしまいます。つまり、将来どんな新たな音声コミュニケーション手段が出てきたとしてもリース期間がある限り新しい手段へ移行する事は難しくなります。

現在の電話番号を維持するだけであれば、クラウドの電話サービスに移行し、月数千円でその局番を維持するとともに、ハードウェアとして社内に設置しているPBXを無くしてしまうという選択肢はかなりこれからの世の中において適切な判断かもしれません。

PBXを設置するとリース料金負担以外に、移転やレイアウト変更事にコストがかかるという事を改めて認識する必要があります。内線のグループの変更など設定変更についても業者さんの有料の支援が必要になります。