WEB会議を導入することの目的について

最近色々な企業で取り入れられるようになったWEB会議ですが、どんなメリットがあるのでしょうか。
通常の人が1ヶ所に集まる会議と比較しながら見ていきましょう。

WEB会議を導入することで今までの手間やコストが不要になる

通常の会議の場合、参加者が一堂に会して行われるため、
全員が集まることのできる時間や場所を設定する必要があります。

これに対してWEB会議では、インターネットを利用できる環境が整っていて、
全員の時間さえあれば世界中どこからでも場所を問わず会議に参加することができます。

また、通常資料は配布資料として配ったり、プロジェクターを使用したりしますが、
WE会議では全員で画面を共有することできます。
以上のことから、

  • 会議場所への移動時間やコストの削減が可能
  • 時間の有効活用ができる
  • 海外出張中の相手ともコミュニケーションが取れる
  • 会議室の予約が不要
  • 配布資料の用意が不要

といったメリットがあります。

WEB会議の必要性が高まる背景

急速に導入する企業が増えたWEB会議ですが、導入の目的はどのようなものなのでしょうか。
ここでは2つご紹介します。

働き方改革

WEB会議を導入する目的として1つ目にあげられるのは働き方改革です。
いつでもどこでも会議に参加することができるため、移動時間をカットすることができます。
その分仕事を早く切り上げて、家族や友人、恋人と過ごすことや、自己研鑽を行うこともできるでしょう。
また働く場所を選ばないため、育児や介護をしながら在宅で仕事をすることも可能になります。時短社員が退勤後に夜に会議に参加することも、WEB会議であれば可能でしょう。
働き方が多様化してるからこそ、いつでもどこでも参加することのできるWEB会議の導入が広まったのです。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも参加することができ、それらの機器の普及もWEB会議の導入が広まった理由といえるでしょう。

台風や緊急事態宣言など出社が困難になる問題の発生

WEB会議を導入する目的として2つ目にあげられるのが台風や緊急事態宣言など、出社が困難になった場合でも仕事をすることが可能なところです。
台風や大雪、また地震等で電車が動かずに出社が難しいという経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。
最近では新型コロナウイルスの蔓延により、社員の感染リスクを抑える目的で電車での出勤を極力控えたいという背景もあるでしょう。
以上のような非常時でも仕事への影響を最小限に抑え、事業を途切れさせずに継続できるよう対策をする必要があります。
このようなBCP対策(事業継続計画)にもWEB会議は役に立つでしょう。
非常時にいきなり導入をするのではなく、通常営業時からWEB会議を導入することで、出社が困難になった場合にもスムーズに活用することが可能になります。

WEB会議のデメリットとは

WEB会議で問題となるのは、“音”のトラブルです。
雑音などが多く、相手の声を聞きとれないなどの不具合が生じる上、
ひどい場合は会議の雰囲気をつかみにくくなるなどのデメリットがあります。

自分側の音声を改善する必要が生じる

自分側の音声に雑音が入ったり、音が途切れて相手に聞こえてしまったりということもあるでしょう。
音質が悪いと相手にストレスを与えてしまったり、会議の進行に影響がでたりということもあります。
音が途切れてしまって聞き返したりするようなことが度々あると無駄に会議が長引く恐れも考えられるでしょう。
そのため、高音質をうたっている機器を使用するのがおすすめです。
機能としてはノイズキャンセリング機能が搭載されているものが良いでしょう。
ノイズキャンセリング機能があればエアコンの音やパソコンのタイピングの音を消してクリアな音声でWEB会議をすることができます。
またスピーカーから出た音をマイクが拾うことで起こるハウリング対策がされている機器もおすすめです。
エコーキャンセリング機能があればよりクリアな音質で、相手にストレスを与えずにWEB会議を行うことができるでしょう。
離れているからこそ、クリアな音質で効率よく会議を行うことは大切です。
こちら側の音質によって相手にストレスを与えないよう、WEB会議をする際に使用する機器の機能は必ず確認しましょう。

相手側の音声の改善には限度がある

自分側の音声は改善することができますが、相手側のマイクの質の改善はできません。
WEB会議システムによってはエコーキャンセラーの機能があるものもあります。
音質が気になる場合は、使用するWEB会議システムに音質に関する機能があるか導入する際に確認すると良いでしょう。
他にはこちら側の音量調整が適切でないということもあるかもしれません。
会議が始まる前に一度音量の調整をしておくと良いでしょう。
また、こちらのネット回線の速度によって相手方の音が途切れるということも考えられます。
スムーズに会議を行うためにも回線の速度を確認してからWEB会議を行うと良いでしょう。

音のトラブル改善にはスピーカーフォンが有効

このように、さまざまなメリットがあるWEB会議ですので、音の問題さえ解決できれば非常に効率的な会議の手段となります。
音の問題を解決するためには、機器や部屋のセッティングを行うアプローチもありますが、
簡単かつ極めて有効なのは、スピーカーフォンを使用することです。

スピーカーフォンはマイクやスピーカーを一体とした機器で、音の不具合(エコーなど)を解消する機能が搭載されているため、
ヘッドセット等を使うことなく会議に参加することができます。

また、この特徴故に大人数での会議に適するうえ、ハンズフリーで会議を行うことができ、
コミュニケーションに身振り手振りを付け加えて表現が豊かになったり、端末の操作が容易に行えるようになったりします。

いかがでしたでしょうか。
コストや人員のストレス低減などの面から言ってもWEB会議を導入しない手はありません。

ほぼ唯一といえるデメリットもスピーカーフォンを導入すれば音環境もかなり改善されます。
WEB会議とスピーカーフォン、導入されてみてはいかがでしょうか。