WEB会議のやり方・必要な準備とは？

ビジネスのグローバル化に伴って、WEB会議を導入する企業も増えてきました。
WEB会議を開催するにあたっては、入念な準備が必要不可欠です。

ここではWEB会議を開催する際のやり方で覚えておきたいことを、順を追って説明します。

WEB会議とは

WEB会議とは、インターネットを通して映像や音声、テキストなどを共有し、オンラインでやり取りできる会議システムです。
インターネットにつながった端末があれば、遠く離れている場所からでも参加できるという特徴があります。

インターネット上のクラウドに資料や議事録をアップロードすれば、瞬時に共有することも可能です。
そのため、移動費や移動時間の節約や、紙のコスト削減ができるため、WEB会議を取り入れる企業が増えてきています。

スムーズなWEB会議のやり方とは

WEB会議のやり方としては、まずインターネット回線の整備と、
パソコンやスマートフォンなどの通信端末を準備する必要があります。
スムーズなやりとりを実現するためには、できるだけ安定したインターネット回線を整備することが望ましいでしょう。

WEB会議サービスと契約することも忘れてはなりません。
また、ヘッドセットやスピーカー、マイクといった周辺機器の準備も怠らないようにしましょう。

それらの準備が整ったら、資料を共有したり開催日程を決めたりするなど、通常の会議と同じ手順で準備を進めていってください。

WEB会議を開催する際にあると便利な機器

WEB会議を開催する際には、ヘッドセットやスピーカー、マイクだけでなくスピーカーフォンがあると便利です。
スピーカーフォンは、通話のノイズやエコーを除去してくれる機能があります。

利用することでクリアな音質での通話が可能になるので、スムーズなやりとりが望めます。
特に大人数で会議をする時にはぜひ利用するようにしましょう。

WEB会議は非常に便利なものですが、スムーズに進めるためには入念な準備が欠かせません。
まずは設備を整え、スムーズに会議ができる環境を整えましょう。