ビジネスにおけるSkypeの使い方・活用方法

便利なコミュニケーションツールとして普及しているSkypeですがビジネスでも役立つ機能がたくさんあります。

しかもSkypeは無料で利用できますので高いコスト削減効果が期待できます。Skypeのビジネスにおける活用方法やビジネス用に提供されているSkype for Businessとの違いについて詳しく紹介していきます。

 

■SkypeでWEB会議

遠方で働くスタッフと打ち合わせや会議を行う必要が出てきた場合、その都度どちらかが都合を合わせて遠くまで出向く必要が出てきます。

会議に出るために交通費や宿泊費のコストが高くなるだけでなく時間も取られてしまうため、他の仕事が後回しになってしまうなど通常業務にも支障が出てきてしまいます。

Skypeを活用すれば遠隔地の方とのミーティングが可能になります。インターネットにつながる環境があればお互いの顔を見ながらビデオ通話や電話でのグループ通話が可能になります。

 

■ファイルや画面を共有

会議中に資料を参照しながら説明をするという場面がよく出てきます。

SkypeでのWEB会議では画面やファイルを共有が可能です。

「ファイル共有」では、テキストファイルや画像など様々なファイルを直接相手に送ることが出来、「画面共有」では、発信者のコンピュータの画面を見せながら、プレゼンテーションを行うことなどが出来ます。

特にWeb会議においては「画面共有」はよく使われ、参加者全員が同じ会議室にいて、同じスクリーンを見て発表者の話を聞いている状況とほとんど同じになります。

 

■Skype for Businessでできること

Skypeは遠隔地とのコミュニケーションを楽にしてくれるだけでなく、通信費などの費用削減効果も高くユーザーも多いサービスです。

Skypeは無料で利用できますので気軽に導入できるのがメリットですが、ビジネスでさらにSkypeを活用するとなるとさらなる機能が求められることがあります。

ビジネスユーザー向けサービスであるSkype for Businessは利用料がかかってしまいますがビジネスでの利用度が大きく広がる便利機能を持ち合わせているのです。

たとえばWEB会議に関してもSkypeは最大で10人までしか会議に参加することができませんが、Skype for Businessでは最大で250人との会話が可能になります。大規模な会議を行う必要が出てきたときもWEB会議で対応できるようになります。

会議では会社の重要事項を話し合うことも出てくるでしょう。Skype for Businessはセキュリティを強化して外部からの侵入やなりすましによる被害を防ぐ高い効果が期待できます。

 

★SkypeでWEB会議を行うときはヘッドセットやスピーカーフォンがあると大変便利です。ともにハンズフリーで会話が可能である上、スピーカーフォンは多対多でのWeb会議において双方に1台ずつあれば複数人での対話が可能です。

お互いの声が聞き取りやすくなりコミュニケーションが取りやすくなります。