テレワーク・在宅勤務で必要なものにはどんなものがある?

社内で行う業務を自宅で行うテレワーク・在宅勤務は昔から存在はしていましたが、在宅勤務を導入する企業が増えてきたことにより「新しい働き方のひとつ」として在宅勤務にスポットがあたり始めています。

テレワークや在宅勤務を始めるにあたり、必要なものや勤怠管理などについてまとめてみました。

■テレワークや在宅勤務のメリットとは

テレワークや在宅勤務の最大のメリットは「通勤時間がない」ことです。

通勤時間を省略できれば、その分家ことや家族のことに時間を回せるので、働くママや、家庭で介護をしながら働きたい人にピッタリの働き方となります。

また人間関係が苦手な人でも、無理に人と顔を合わせる必要がないので、人間関係に振り回されることなく仕事に集中することが可能です。

ストレスになりがちな「通勤時間」や「人間関係」から解放されることにより、本来の自分の能力を発揮できる人もいるので家庭事情関係なしに在宅勤務に切り替えている人も増加傾向にあるようです。

一方、台風や地震などの自然災害や感染症の流行で、社員が出勤できない状況が続くこともあります。企業としても業務の中断が長期にわたることは避けたいでしょう。

テレワークや在宅勤務は必要なものを準備しておくことで、通常通りの業務を行えたり、クライアントや顧客への問い合わせ対応したりすることが可能になります。

企業のリスク管理としても、在宅勤務をするために必要なものを準備するメリットは大きいでしょう。

■テレワーク・在宅勤務を行う上でネット環境は不可欠

テレワーク・在宅勤務を始めるにはパソコンとネット環境が必要不可欠です。

まず仕事に必要であることはもちろん、パソコンやネット環境を使い勤怠管理やスカイプで円滑なコミュニケーションを図る必要があるからです。

特に、自宅で作業をしていると外部との情報共有不足が問題視される傾向にあります。

その解決方法のひとつとして、「スピーカーフォン」を使用したスカイプ会議などを定期的に開催することできめ細やかなコミュニケーション、社内で仕事をしている時と同じような円滑なコミュニケーションが期待できます。

またクラウド勤怠管理を導入すれば、リアルタイムでの勤怠管理も可能となります。

仕事を開始するとき、また終わるときにはスカイプなどでの口頭による挨拶のほか、タイムカード等による管理が必要となりますが、最近ではオンライン上で勤怠管理を行う会社が増えています。

オンライン上での勤怠管理システムの使用で、時間の管理ばかりだけでなく、データを給与ソフトと連動させたりシフト管理などもついているので大変便利です。

このように在宅勤務を行うためには必要なものがあります。ここでは、1つずつ詳しく見ていきましょう。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、社員がいつ仕事を開始したのかを正確に管理するために必要なものです。

中には、指紋認証や生体認証を使った不正防止効果の高いツールもあります。

社員の勤怠を正確に把握することで一人ひとりの働き方がより明確になり、残業時間や休日休暇の取得状況も簡単に管理できるのもメリットです。オーバーワークの歯止めにもなるので、社員の健康管理のためにも必要なものといえるでしょう。

社内コミュニケーションツール

社員のコミュニケーションが不足すると、思いも寄らないトラブルを引き起こすことがあります。

テレワークでは、リアルタイムで業務状況を確認することがより難しくなるため、スムーズなやりとりを行うためにも社内コミュニケーションツールは必要なものです。

現代では、EメールやSNS、チャットなどを使ったさまざまな連絡手段があり、企業や上司の目が届かない場所で、社員同士が個人的に業務連絡を行うことも考えられます。

情報漏洩のリスクや相手によってツールを変えることによる時間的・物理的な労力を考えると、社内でのコミュニケーションツールは統一しておく方が賢明でしょう。

社内ファイルを添付したり、過去のメッセージを確認できたりといった利便性が高まるだけでなく、情報漏洩などのリスク管理にもつながりますので、社内コミュニケーションツールはテレワークに必須といえるでしょう。

web会議ツール

web会議ツールも在宅勤務をする上で準備しておきたい必要なものの1つです。

web会議ツールとは、スマートフォンやパソコンで映像と音声の両方をリアルタイムに通信するサービスのことです。

データの共有やパソコン画面の共有が簡単にできるようになるため、より快適にweb会議を行うことができます。

ヘッドフォン

テレワークを行う上で、意外と必要なものがヘッドフォンです。

ヘッドフォンを使用することで、外出先や自宅でweb会議に参加する時でも周囲に会議内容が漏れる心配がありません。

また、ノイズやエコーなどを防ぐ機能をもつヘッドフォンもあります。

周囲の雑音をカットしたり、聞こえづらさを改善したりといった機能があるので、快適に在宅勤務を行うためにも必要なものといえるでしょう。

webカメラ

webカメラとは、ノートパソコンやデスクトップなどに接続し、撮影した映像をインターネトを使って送信できるカメラのことです。

ノートパソコンやデスクトップにカメラが内蔵されていなかったり、画質が悪かったりすることがあるのではないでしょうか。そのような時にUSB等で接続できるwebカメラがあると便利です。

webカメラを接続すると、パソコンを買い替えることなく映像の通信ができるようになるため、テレワークの際には用意しておくと良いでしょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれています。

オンラインストレージにログインしてファイルを保存するので、専用のサーバーが必要がなく、ログインするだけでいつでもどこでもファイルの確認ができます。

社員同士で共有したり、リアルタイムで閲覧や編集ができるため、在宅ワークで必要なものといえるでしょう。