多地点(複数拠点)で会議をする方法とは

WEB会議や電話会議、テレビ会議の遠隔会議は、1対1で行うことばかりではありません。
例えば、本社・支社・取引先など、三か所以上の多地点を結んで会議を行うことも珍しくありません。

ここでは、複数拠点を結んで遠隔会議を行う方法をご紹介します。

多地点を結んでテレビ会議を行う場合

三か所以上の複数拠点を結んでテレビ会議を行う場合、特別な機械が必要になります。
基本的にテレビ会議は1対1で行われることを前提としている遠隔会議です。

そのため、三か所以上を結んで行う場合には「多地点接続装置」という機械が必要です。
あるいは、多地点接続機能を提供するサービスを使う方法もあります。

多地点を結んでWEB会議を行う場合

WEB会議は、インターネットに接続されたデバイスがあれば、基本的に誰でも参加できる遠隔会議です。
インターネット上に仮想の会議室を設け、そこにアクセスして会議を行うため、三か所以上の複数拠点を結んで会議を行う場合でも特別な機器は必要ありません。

多地点を結んで電話会議を行う場合

三か所以上の複数拠点を結んで電話会議を行う場合、いくつかの方法があります。

一つは、電話会議サービスを利用することです。
電話会議サービスを利用することで、特別な機器を導入することなく多地点会議が開催できます。

しかし、この場合は通話環境に応じたサービス使用料が必要になります。
そのため、一度きりの会議やイベント時の会議など、設備投資をできるだけ低く抑えたい場合に最適です。

もう一つは、電話会議装置やIP音声会議システムを導入する方法です。
この場合、導入に当たってそれなりの初期投資が必要になります。

長期にわたって電話会議をする見込みがある場合などは、最終的に電話会議サービスよりも安いコストで会議が開催できるので、必要に応じて検討しましょう。

多地点(複数拠点)会議にはスピーカーフォンが有効

テレビ会議・WEB会議・電話会議いずれの場合も、スムーズな会議の進行にはクリアな通話品質が求められます。
通話品質を高める手段として、スピーカーフォンを使う方法があります。
スピーカーフォンを使うことで、発言の際のノイズやエコーが低減され、非常に聞き取りやすくなります。

また、スピーカーフォン本体にUSBとプラグのコネクタが2本ついているタイプでは、スピーカーフォン1台で3者通話が可能になります。

例えば、本社にあるスピーカーフォンのUSBをパソコンにつなぎ、プラグをスマートフォンにつなぎます。
本社と支社はskype会議によってつながれており、パソコンのモニタを通して映像が確認でき、
スピーカーフォンを通して音声のやり取りができます。

同時に取引先とはスマートフォンで通話しており、その音声はスピーカーフォンを通して支社にも通じることができます。
複数拠点で遠隔会議を行うのであれば、このようなスピーカーフォンの利用方法もあります。



複数拠点を結んで会議を行えるのは非常に便利です。
しかし、会議を行うためにはある程度の準備が必要なことは言うまでもありません。
それぞれにメリット・デメリットがあるので、状況に応じて使い分けると良いでしょう。