WEB会議を導入するメリットとデメリット

ひと昔前までは会議室に全員が集まらなければ会議が行えませんでしたが、現在は違います。
WEB上の会議室を使って、離れた場所に居ながらにして会議を行うことができるのです。

また、スピーカーフォンを使えば、どこに居てもハンズフリーで会議に参加できます。
ここではそんな便利なWEB会議のメリットとデメリットをご説明します。

WEB会議とは

WEB会議はインターネットやネットワークを介して、映像や音声などを送受信して離れた場所とも会議が行えるシステムです。

会議を開催するには、インターネットにつながったパソコンなどの通信機器と発言するためのマイク、
発言を受信するためのヘッドホンやスピーカーフォンが必要不可欠になります。

WEB会議といっても、会議形態としては通常の会議とほとんど変わりません。
メリットも多いので、導入する企業が増えています。

WEB会議のメリット

WEB会議には大きく2つのメリットがあります。

第一のメリットはコストが削減できることです。
その場に居ながらにして会議に参加することができるため、会議を行う場所に移動する時間や移動費が節約できます。

また、議事録や資料をインターネット上のオンラインドキュメントで共有すれば、紙のコストを削減することもできます。

第二のメリットは、スピーディーに会議を進められることです。
WEB会議を導入すれば、日本国内はもちろん海外ともリアルタイムで情報の共有や意見交換が可能です。
電話やメールだけで連絡を取り合ったり、定期的に会議を開催するのに比べて、意思決定を迅速に行うことができます。

WEB会議のデメリット

大変便利なWEB会議ですが、当然デメリットもあります。

WEB会議には、通信回線や通信機器、ヘッドホンやマイクといった設備が必要となります。
そのため、ある程度の初期投資が必要になる点はデメリットと言えるでしょう。

また、WEB会議の通話品質はインターネット回線に左右されるため、この点もデメリットになり得ます。

インターネット回線が不安定な場合、発言を受信するまでにタイムラグが生じる場合があります。
あるいは、接続が切断され、会議がストップしてしまう可能性もあります。



デメリットはあるものの、それを打ち消すだけのメリットがあるのがWEB会議です。
今日ますます加速していくビジネスの場面において、導入することにより非常に有用なものになると言えるでしょう。