リモートワークでの会議参加などのコミュニケーションを取る手段

業種や業務の多様化や、IT機器の発達により「オフィスにこだわらない働き方」が注目されています。
自宅にいながら仕事ができるリモートワークではどのようなコミュニケーションツールが使用されているのでしょうか？

リモートワークという働き方とはどんなもの？

「リモートワーク」とはオフィスに通勤することなく自宅で仕事ができる働き方です。

ひと昔前は「在宅勤務」や「テレワーク」との呼ばれ方が主流だったのでその言葉の方がなじみがある、という方も多いのではないでしょうか？

その職種もIT技術職やWEBデザイナー系など専門職が多い傾向にありましたが、パソコンとインターネットの普及とスカイプやチャットワークなどコミュニケーションツールの発達により、誰でも自宅でリモートワークができる時代となりました。

特に待機児童問題で職場に復帰できないママや、介護と仕事を両立しなければならない人などの新しい働き方としてリモートワークを積極的に導入しようとしている企業も増えてきています。

リモートワークのメリット・デメリットとは

あらゆる業種から注目されているリモートワークですが、まだまだその働き方が浸透しているわけではありません。

リモートワークで働く側も雇用する側もまだまだ戸惑いが多いのが現状です。

そんなリモートワークでのメリットやデメリットを見てみましょう。

・リモートワークのメリット

リモートワークのメリットの一つに「時間の短縮」が挙げられます。

自宅が職場となるので通勤時間の煩わしさがない分、その時間を有効に使えます。

子育てや介護などに追われている人は家の都合で時間を使わなければならない場合が多いので、時間に追われることなく家のことも仕事もこなすことができます。

また職場の人間関係に思い悩むことなく自分のペースで仕事ができるのも魅力の一つと言えましょう。

・リモートワークのデメリット

リモートワークのメリットになる「時間」ですが、実はデメリットにもなる諸刃の剣でもあります。

「通勤する」という束縛からは解放されるものの、仕事をする場所が変わっただけなので業務はこなさないといけません。

上司や同僚の目がない分、いつ業務を始めるか、いつ終わらせたらいいのか、連絡を取る時間はいつがいいのかなど、ベストなタイミングを計れなくなります。

また、同じ空間内の何気ない会話で生まれるふとしたアイディアや解決のヒントなどを共有できにくいなど、コミュニケーション不足になるデメリットも否めません。

自分がちゃんと働いていることを証明するために、必要以上に働きすぎてしまうケースもあるため、見えない時間をどう共有するかがリモートワークを活用するための課題となります。

上司が部下の仕事ぶりを正確に把握できないことも課題となっています。

部下が働く環境には同僚、上司は誰もいないということを念頭に置いて、環境整備を行ったり、ルールを設定することが大切です。

また、部下の体調不良やメンタルの不調などの異変に、上司が気付いてあげられないことも懸念されます。

つい、長時間労働になってしまい、体や心が病んでしまうケースもあり得ますので、勤怠管理システムツールを活用するなどの対策が必要です。

リモートワーカーと社内の人間が円滑にコミュニケーションを取る手段や会議参加に有効な手段とは

リモートワーカーのデメリットを解消するためには社内の人間おの円滑なコミュニケーションが必須となります。

通常作業時はパソコンの画面上でスカイプやチャットワークを使いながら、社内の人間とコミュニケーションを図るのが一般的な方法です。

とはいえ、画面の文字上だけのやりとりだけでは細かいニュアンスが伝わらない場合があります。

そんな時に役立つのがスカイプ機能を利用した「スピーカーフォン」での会議です。

スピーカーフォンは集音機能と発する音質の良さから複数人数で遠隔会議をするのに向いているコミュニケーションツールでスピーカーの大きさにより少人数から大人数まで対応できます。

スピーカーそのものも大きくないので、自宅のパソコン横に置いても邪魔にならないという利点もあります。

スカイプ機能やスピーカーフォンなどを活用し、リモートワークのデメリットをメリットに変えて、誰もが働きやすい環境を作ることができれば、あらゆる職種でリモートワークが採用されるようになるかもしれません。

リモートワーク中のコミュニケーションの取り方の具体例

リモートワークにはメリット、デメリットの両極が存在しますが、実際にリモートワークの導入を考えたとき、「業務において社員同士の意思の疎通がしっかり図れるのだろうか」といった不安が、導入の妨げや遅れに影響していることがあります。

オフィス業務と変わらないコミュニケーションをリモートワークで実現するためにはどうしたら良いのでしょうか？

定期的な朝会の実施

オフィスに出勤すると、朝礼や朝会を行う企業も多いでしょう。リモートワークにおいてもWEB会議ができるシステムを用いてオンライン朝会を実施してみてはいかがでしょうか。

自分の業務を認識するだけでなく、ほかのメンバーが社内やリモートワークでどのように動くのかといった予定や進捗状況なども確認することができるので、業務に取り組みやすくなるでしょう。

「皆頑張っている」と感じ、一人で仕事をするプレッシャーも軽減されるでしょう。

実際にオンライン朝会を行うときは、開始時間の数分前から各自スタンバイ、開始時間まで和やかに雑談するといった時間を作ることで、コミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

定期的な個人面談の実施

リモートワークでは、社員同士の意思疎通はチャットなどをうまく使って比較的スムーズに行われていることが多いようです。

では、上司との意思疎通はどうでしょうか。

一般的にはリモートワークの導入により、上司が部下の仕事ぶりを把握する機会が減ってしまい「評価するにも適正な判断が難しい」といった声が多いようです。

そこで有効的なのが、個人面談を実施することです。

上司と部下が１対1の対話形式で行うのです。

オフィス内など同じ空間の中にいる時には、直接対面していることによって何となく判断してしまっていたとしても、普段の状況とは異なるオンライン上では、程よい緊張感を持つことができ、部下を別の視点から見ることもできるでしょう。

オンライン飲み会などの交流イベントの開催

オンライン飲み会は、参加者自身のPCやタブレット、スマートフォンを用いてWeb会議システムなどを活用し画面を通じて飲食を楽しむ手段で、コミュニケーション不足の解消に最適です。

自宅で各自が必要な食べ物と飲み物を用意すれば良いので、低コストで簡単に参加しやすいでしょう。

また、自宅で参加することでお互いのプライベートの様子を知ることができるので、今までオフィスでしか見たことのなかった仲間の意外な一面を見られるきっかけにもつながり、ますますコミュニケーションが取りやすいのではないでしょうか。

リモートワークではコミュニケーションを工夫しよう

リモートワークでのコミュニケーションの取り方にはいくつかの手段がありますが、よりスムーズにやり取りするには、ちょっとした工夫が必要です。

例えば、リモートワークで良く利用されているチャットツールを使う際は、要点を一番先に持っていき、一番確認したいことは何かを明確にして送ることが大切です。

また、チャットを受ける側は、時と場合によってすぐに返事ができないこともあります。

質問などを投げかける側はすぐに返事がこないこともあるということを認識した上で、焦らず待つことを意識すると良いでしょう。

反対に受ける側は、すぐに返信できなくても質問に気が付いていたら、一言「後ほどお返事します」といった何らかのアクションを起こすと相手も落ち着いて仕事ができるでしょう。