WEB会議を導入するメリットとデメリット

ひと昔前までは会議室に全員が集まらなければ会議が行えませんでしたが、現在は違います。
WEB上の会議室を使って、離れた場所に居ながらにして会議を行うことができるのです。

また、スピーカーフォンを使えば、どこに居てもハンズフリーで会議に参加できます。
ここではそんな便利なWEB会議のメリットとデメリットをご説明します。

WEB会議とは

WEB会議はインターネットやネットワークを介して、映像や音声などを送受信して離れた場所とも会議が行えるシステムです。

会議を開催するには、インターネットにつながったパソコンなどの通信機器と発言するためのマイク、
発言を受信するためのヘッドホンやスピーカーフォンが必要不可欠になります。

WEB会議といっても、会議形態としては通常の会議とほとんど変わりません。
メリットも多いので、導入する企業が増えています。

WEB会議のメリット

WEB会議には大きく4つのメリットがあります。

第一のメリットはコストが削減できることです。
その場に居ながらにして会議に参加することができるため、会議を行う場所に移動する時間や移動費が節約できます。

また、議事録や資料をインターネット上のオンラインドキュメントで共有すれば、紙のコストを削減することもできます。

第二のメリットは、スピーディーに会議を進められることです。
WEB会議を導入すれば、日本国内はもちろん海外ともリアルタイムで情報の共有や意見交換が可能です。
電話やメールだけで連絡を取り合ったり、定期的に会議を開催するのに比べて、意思決定を迅速に行うことができます。

第三のメリットは、テレワーク・ワーケーションを導入しやすいことです。
オフィスに出社する以外の働き方が普及してきたなかで、会議にはWEB会議を利用することも一般的になりました。
通常時からWEB会議の環境を整えておけば、テレワークへの切り替えもスムーズです。
さらに、ホテルやリゾート地でテレワークをするワーケーションの導入も可能です。

最後に、第四のメリットを挙げるとすれば、台風や災害時にも会議を実施できることも挙げられるでしょう。
災害によって出社できない状況でも、自宅などの安全な場所から会議を実施することができます。

WEB会議のデメリット

大変便利なWEB会議ですが、当然デメリットもあります。

WEB会議には、通信回線や通信機器、ヘッドホンやマイクといった設備が必要となります。
そのため、ある程度の初期投資が必要になる点はデメリットと言えるでしょう。

また、WEB会議の通話品質はインターネット回線に左右されるため、この点もデメリットになり得ます。

インターネット回線が不安定な場合、発言を受信するまでにタイムラグが生じる場合があります。
あるいは、接続が切断され、会議がストップしてしまう可能性もあります。

デメリットはあるものの、それを打ち消すだけのメリットがあるのがWEB会議です。
今日ますます加速していくビジネスの場面において、導入することにより非常に有用なものになると言えるでしょう。

WEB会議を導入する方法・手順

一見、煩雑に思えるWEB会議の導入手順ですが、導入のメリットも多く、さまざまなサービスや便利なツールが登場しています。

以前と比べると選択肢も広がり、スムーズに導入できるようになりました。
では、WEB会議を導入する方法・手順についてご説明します。

必要な機器、WEB会議システムを用意する

WEB会議には、インターネットに接続できるPC（またはスマートフォン・タブレット）、マイク・スピーカー、カメラが主に必要な機器となります。

また、WEB会議のためのシステムも用意しておきましょう。

ZoomやMicrosoft Teams、Skypeなど多くのシステムがあります。
有料のもの、無料のもの、ビジネスに特化しているものなどシステムによってメリット・デメリットはさまざまです。

はじめて導入する場合は、接続が安定しているか、誰にでも使いやすいか、セキュリティ対策は万全か、などのポイントをチェックしておきましょう。

WEB会議の参加者に参加方法を周知する

機器、WEB会議システムの用意ができたら参加者に参加方法を周知しておきます。

事前にアプリをインストールしたり、アカウントを作成が必要なシステムもあります。
会議への参加は、URLを共有し、会議の開始時間にURLをクリックするシステムが一般的です。

導入前に、参加方法をしっかり周知しておくことで、会議当日に慌てることなくスムーズに導入できます。

WEB会議の参加者に資料を共有する

WEB会議を導入する際には、事前に資料を共有しておきましょう。

ITツールに不慣れな場合は、WEB会議システムや周辺機器の操作方法のマニュアルなども用意しておくと丁寧です。
WEB会議の参加者がストレスを感じることなく、会議を始められるように導入準備をしておくことがポイントです。

WEB会議を導入する際の注意点

導入の方法や手順が確認できたら、次は注意点です。
導入する際に気をつけておくべきポイントをご説明します。

使用するPCやヘッドセットの音質や安定性をチェックする

WEB会議に使用するPCが問題なく動作するか、ヘッドセットの音質・安定性に不具合がないかを事前に確認しておきましょう。

会議中に映像や音声が途切れ途切れになると、会議を中断してしまったり、大事な部分を聞き逃してしまったりして、会議がうまく進行しないこともあります。

通信状況が悪い場合の対応方法を決めておく

会議開始時に、参加者の通信状況が悪いと会議を始められずに時間だけが過ぎていくことがあります。

通信状況が悪く会議がストップしてしまう場合は、PCを再起動する、代替機器を用意しておく、会議そのものをリスケジュールする、などの対応方法を事前に決めておきましょう。

まとめ

WEB会議を導入することで、コストの削減やテレワーク・ワーケーションへの対応が簡易になるなど、多くのメリットがあります。
一方で、デメリットや注意点も多くあります。

自社に最適なWEB会議システム、ヘッドセットやPCの導入を検討してみましょう。