スマートフォンや携帯電話で固定電話の内線を利用する手段とその利点

固定電話の内線をスマートフォンや携帯電話で受信するには、クラウドPBXやFMCサービスなどが利用されます。これにより、スマートフォンや携帯電話を内線として活用し、テレワークのサポートや電話業務の効率化など、多岐にわたる利点が生まれます。

この記事では、スマートフォンや携帯電話を用いて固定電話の内線を受信する手法とその利点について解説します。業務の効率向上を望む方やオフィスの電話業務に課題を抱える方は、ぜひ参考にしてください。

スマートフォンや携帯電話で内線を受信する方法

まず、固定電話の内線をスマートフォンや携帯電話で受信する方法についてご紹介します。主に3つの方法があり、それぞれの導入方法や利点が異なります。オフィスの規模や環境に応じて最適な方法を選びましょう。

1.1 クラウドPBX

低コストで固定電話を内線化する手段として、クラウドPBXがあります。通常のPBXとは異なり、クラウドPBXは専用機器を必要とせず、インターネット環境があれば利用可能です。導入も容易で、サービス提供者が保守点検を行うため、手軽に利用できます。

クラウドPBXはサービス契約後、スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールすることで利用可能です。社用または社員の個人スマートフォンで利用でき、PBXの購入や設置の手間がなく、短期間で導入できる点がメリットです。

1.2 IP-PBX

スマートフォンや携帯電話で内線を受信する場合、IP-PBXも選択肢となります。IP-PBXはインターネットを介して通話を行う装置で、設定した電話番号から発着信や転送が可能です。オフィス外からでも電話応対ができるため、柔軟な業務遂行が期待できます。

仕組みはクラウドPBXと類似していますが、IP-PBXは専用機器かオフィスのサーバーに専用ソフトをインストールする必要があります。導入時にはコストや月額料金が発生し、定期的な保守点検やセキュリティ管理が求められます。

1.3 FMCサービス

FMCサービスも内線受信の手段として考えられます。Fixed Mobile Convergence（固定携帯融合）サービスは、固定電話と携帯端末を一元化したサービスで、携帯電話会社が提供しています。スマートフォンでオフィスの内線通話が可能となり、業務効率化や通話費用の削減が期待できます。

ただし、FMCサービスを利用するにはキャリアを一本化する必要があります。社用スマートフォンのキャリアが異なる場合は追加の導入が必要であり、外線を使用する際に相手に携帯電話番号が通知されるため注意が必要です。

固定電話をスマートフォンで「内線化」するメリット

スマートフォンを固定電話の内線にすることにはいくつかのメリットがあります。以下に、その中から4つのメリットをご紹介します。

2.1 電話代の削減

スマートフォンを内線化することで、通話にかかる電話代を削減できる可能性があります。通常、オフィスの電話を利用して他の社員に連絡する場合、オフィスの電話を切り、外線を発信する必要があります。しかし、外線発信には通話料が発生するため、コストがかさむことがあります。

スマートフォンを内線化することで外線発信が不要となり、内線を介してスムーズに連絡ができます。内線は通話料が不要かつ無料で利用できるため、電話代の削減に寄与します。

2.2 環境整備が不要

環境整備が不要な点も大きなメリットです。オフィスに内線を導入する場合、通常は固定電話機を追加導入し、PBXなどの設定を行います。これには機器の導入や環境の整備に時間と労力がかかります。

スマートフォンを内線化する場合、クラウドPBXを利用すれば、既存の社用スマートフォンをそのまま流用できます。追加の電話回線や専用機器の導入は不要で、各サービス提供者が提供しているアプリをスマートフォンにインストールするだけで簡単に内線化できます。新しいスマートフォンを導入しても、一連の設定を行うだけで内線を増やせます。

2.3 在宅勤務やテレワークに対応

スマートフォンを内線化することで、在宅勤務やテレワークにも柔軟に対応できます。在宅勤務やテレワーク時、オフィスの固定電話にかかってきた電話に対応できないことが課題となります。スマートフォンの内線化を行っていない場合、オフィスに出社して対応する必要があります。

スマートフォンを内線化した場合、外出先や自宅からでもオフィスの電話にかかってきた電話にスマートフォンで応対できます。個別の内線番号をスマートフォンに割り当てておけば、電話をすぐに転送でき、オフィスと同様の電話対応が可能になります。

2.4 業務の円滑化

スマートフォンの内線化は業務の円滑化に寄与します。オフィスの電話に着信があっても、スマートフォンでスムーズに対応できるほか、内線などの取り次ぎも効率的に行えます。オフィスに出社する必要がなくなるため、全従業員を在宅勤務やテレワークに移行させることも可能です。

クラウドPBXを利用する場合、スマートフォンからオフィスの電話番号で発信が可能です。相手には会社の電話番号が通知されるため、携帯電話番号が漏洩する心配もありません。不特定多数からの電話に対して、社員の個人スマートフォンを業務で利用することも安心して行えます。

スマートフォンや携帯電話の内線化に際しての注意点

スマートフォンや携帯電話の内線化は多くのメリットがある一方で、注意が必要なポイントも存在します。以下では、スマートフォンや携帯電話を内線として活用する際に留意すべきポイントについて紹介します。

3.1 利用規模の把握

スマートフォンの内線化にあたり、まず事前に利用規模を把握しましょう。オフィスの規模によって必要な内線の台数が異なり、不明瞭なまま導入を進めるとコストが見積もりにくくなります。

また、利用規模によって最適なサービスが変わるため、具体的な内線の必要台数を把握することが重要です。小規模なオフィスならばクラウドPBXやFMCサービスが選択肢になりますが、数百台規模の場合は低コストで導入できるクラウドPBXが適しています。利用規模を正確に評価することで、導入後に予期せぬコスト上昇を防げます。

3.2 通信環境の確認

通信環境も確認が必要です。スマートフォンや携帯電話を内線として利用する場合、安定したインターネット回線が必要です。回線速度が低いか不安定な場合、通話にノイズが発生する可能性があります。これが原因で業務効率が低下することも考えられます。

快適な利用環境を確保するためには、安定した通信回線が欠かせません。通信環境に問題がある場合は、レンタルWi-Fiの検討や通信会社・プランの見直しを行うなど、適切な対策を講じましょう。

固定電話内線のクラウド化がおすすめ！

固定電話をスマートフォンや携帯電話で内線化することは、さまざまなメリットがあります。これを実現するための手段はいくつかありますが、コストや利便性を考慮するとクラウド化がおすすめです。クラウドPBXを利用することで、簡便かつ短期間で導入が可能となります。

最新のクラウドPBXサービスを検討してみると、スマートフォンや携帯電話を使った内線化がオフィスの電話業務に革新をもたらすことでしょう。ぜひ、未導入の場合は検討してみてください。