ユニファイドコミュニケーションの目的と効果

最近、ユニファイドコミュニケーションという言葉をよく耳にします。

ユニファイドコミュニケーションとは一体どのようなものなのでしょうか。

 

 

■ユニファイドコミュニケーションとは、その目的

現在、相手とコミュニケーションを取る手段として、電話や電子メール、ビジネスチャットなど多くの手段があり、それぞれが目的に応じて使い分けられています。

ユニファイドコミュニケーションは多様化するコミュニケーション手段の、それぞれの長所を活かしたうえで一つのシステムに統合する手法です。

ユニファイドコミュニケーションの導入により質が高いスピーディなコミュニケーションが可能になり、仕事の進め方だけでなく、働き方そのものをより良いものに進化させてくれます。

 

 

■導入時の使用例

ではユニファイドコミュニケーションはどのようなシーンで使用されるのでしょうか。

 

ユニファイドコミュニケーションを実現するためのツールの一つである「Skype for Business」を活用した事例をご紹介します

 

・相手の状況に合わせた最適なコミュニケーション手段の選択

現代のビジネスではグローバル化はもちろんのこと、ワークスタイルが多様化しています。

 

一例として、テレワークが多くの企業に普及し始め、会社員であっても必ずしもオフィスに常駐しているという時代ではなくなりつつあります。

「社外にいるメンバーと早急に連絡が取りたい」

そう言ったケースにおいてSkype for Businessを使用すると、まず相手が現在連絡可能な状況(プレゼンス)を把握できることに加え、相手の予定や場所、希望のコミュニケーション手段など様々な情報を得ることができます。

その上で、音声通話やビデオ通話、ビジネスチャット、インスタントメッセージなど相手の状況に合わせた最適なコミュニケーション手段の選択が可能になります。

これにより「連絡待ち」などのタイムラグが大幅に解消され、ビジネスのスピード化にも繋がります。

 

・ビデオ会議

日本全国や世界中に支店がある企業などになると、各所の関係者同士で会議を実施するのも一苦労です。

一か所に集まることだけでなく、言葉の違いなど問題は多岐にわたります。

ここでもSkype for Businessは役に立ちます。

それぞれの場所で会議に参加できるビデオ会議を可能にするだけでなく、翻訳や多くのビジネスマンが使い慣れているMicrosoft officeとの連携により効率的なビデオ会議を実施することができます。

 

上記のように、Skype for Businessは仕事のスピード化、グローバル化を手助けしてくれる最適なユニファイドコミュニケーションと言えるでしょう。

 

 

■導入のメリット

ではユニファイドコミュニケーションにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

最初の目的でも触れましたが、一番は仕事の効率化やスピードアップの実現に役立つことです。

場所にとらわれずに、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末一つで電話やメール、会議などが可能になり、時間を有効に使い効率的な仕事ができる環境が整備されます。

もう一つの大きなメリットはコスト削減です。

業務の効率化による人件費の削減、出張費等の移動費の削減、そして電話料金などの通信料金の削減など、大幅なコスト削減が可能になります。

 

 

ユニファイドコミュニケーションは適切な導入をすれば企業にとってのメリットは大きくなります。

導入時には専門家の意見を聞くなど、しっかりとした知識を持って導入することをお勧めします。