WEB会議を導入することの目的について

最近色々な企業で取り入れられるようになったWEB会議ですが、どんなメリットがあるのでしょうか。
通常の人が1ヶ所に集まる会議と比較しながら見ていきましょう。

WEB会議を導入することで今までの手間やコストが不要になる

通常の会議の場合、参加者が一堂に会して行われるため、
全員が集まることのできる時間や場所を設定する必要があります。

これに対してWEB会議では、インターネットを利用できる環境が整っていて、
全員の時間さえあれば世界中どこからでも場所を問わず会議に参加することができます。

また、通常資料は配布資料として配ったり、プロジェクターを使用したりしますが、
WE会議では全員で画面を共有することできます。
以上のことから、

  • 会議場所への移動時間やコストの削減が可能
  • 時間の有効活用ができる
  • 海外出張中の相手ともコミュニケーションが取れる
  • 会議室の予約が不要
  • 配布資料の用意が不要

といったメリットがあります。

WEB会議のデメリットとは

WEB会議で問題となるのは、“音”のトラブルです。
雑音などが多く、相手の声を聞きとれないなどの不具合が生じる上、
ひどい場合は会議の雰囲気をつかみにくくなるなどのデメリットがあります。

音のトラブル改善にはスピーカーフォンが有効

このように、さまざまなメリットがあるWEB会議ですので、音の問題さえ解決できれば非常に効率的な会議の手段となります。
音の問題を解決するためには、機器や部屋のセッティングを行うアプローチもありますが、
簡単かつ極めて有効なのは、スピーカーフォンを使用することです。

スピーカーフォンはマイクやスピーカーを一体とした機器で、音の不具合(エコーなど)を解消する機能が搭載されているため、
ヘッドセット等を使うことなく会議に参加することができます。

また、この特徴故に大人数での会議に適するうえ、ハンズフリーで会議を行うことができ、
コミュニケーションに身振り手振りを付け加えて表現が豊かになったり、端末の操作が容易に行えるようになったりします。



いかがでしたでしょうか。
コストや人員のストレス低減などの面から言ってもWEB会議を導入しない手はありません。

ほぼ唯一といえるデメリットもスピーカーフォンを導入すれば音環境もかなり改善されます。
WEB会議とスピーカーフォン、導入されてみてはいかがでしょうか。