WEB会議を開催するにおいて必要なもの

これまでは実際に会議室に足を運んで行う会議が一般的でしたが、
最近ではインターネットを使ってWEB会議を行う会社も増えてきました。

WEB会議は、基本的にその場に居ながらにして会議に参加することが可能です。
実際の会議室に足を運ぶことなく会議が行えるので、会議室に向かう移動時間や、
遠方の会議に参加する場合は出張経費の削減になります。

非常に便利なWEB会議ですが、準備不足から会議が円滑に進まなかったり、中断されたりしてしまうことも珍しくないのです。
ここでは、円滑な会議の進行のために必要なものをご紹介します。

インターネットにつながった通信機器

まずWEB会議を行うにあたって必要なものは、インターネットにつながったパソコンなどの通信機器です。
基本的にWEB会議はインターネット上のクラウド会議室を使って行われるため、インターネットに接続できる機器が無ければ成り立ちません。

発言するためのヘッドセットやマイク

発言するにあたってはヘッドセットやマイクなどが必要になります。
ヘッドセットは、これ一つで聞く・話す両方のことが行えます。

しかし、ヘッドセットの機種によってはマイクの性能が不安定だったりするので、
心配な人はマイクを単独で準備するようにしましょう。

大人数が集まる会議には音響スピーカーが必要不可欠

ヘッドホンや音響スピーカーといった機器も必要なものです。

音響スピーカーは一か所に大人数が集まって行われる会議やセミナーの中継などの際に必要になります。
できるだけ音声がクリアに聞こえるものを選んでください。

エコーキャンセル機能が搭載された音響スピーカーであれば、ノイズやエコーの少ないクリアな音声のやりとりが可能です。

議事録はオンライン上で共有しよう

会議に欠かせない議事録や資料は、インターネット上のオンラインドキュメントで共有するようにしましょう。
瞬時に共有できるので、時間的なロスが少なくて済みます。

また、紙の削減にもつながります。
スムーズな会議の進行のためには、入念な準備が欠かせません。
念入りに準備を行って、円滑に会議を進めましょう。

WEB会議ツールは使いやすいものを

WEB会議は個々が別々の場所から参加をする場合がほとんどでしょう。
そのため、簡単にログインでき、操作もシンプルなものがおすすめです。

最近ではソフトのインストールや会員登録不要でブラウザから簡単に参加できるWEB会議ツールもあります。
事前準備が不要だと参加者もノンストレスで参加することができるでしょう。

またWEB会議ツールの機能も要チェックです。
主な機能として、下記のような機能があります。

・図形やテキストを用いて説明することができる「ホワイトボード機能」
・画面を共有できる「デスクトップ共有機能」
・会議資料を共有できる「ファイル共有機能」
・会議に参加できなかった人が後から確認する際に便利な「録画、録音機能」
・参加者を数人ずつ小部屋に分けて、ワークショップやミーティングができる「ブレイクアウトルーム」

自社でWEB会議を行う際に必要なものを考え、ツールを選ぶと良いでしょう。

WEB会議用の資料データ

話者は話の流れをあらかじめ決めておきましょう。
その上でスライドを用意したり、フォルダに使用するファイルをまとめておくなど必要なものを整理したりしておくと会議をスムーズに進めることができます。

また、どの部分を画面共有機能を使い、どの部分をホワイトボード機能を使うか等あらかじめ流れを決めておくことでメリハリをつけて会議を進行することができるでしょう。

WEB会議は対面での会議よりも集中力が続きにくいという特徴もあります。
タイムスケジュールを作り、あらかじめ終了時間を伝達しておくことで会議の生産性が向上するでしょう。

ただWEB会議を行っているとファイルが重くて開けなかったり、共有画面が遅延したりといったトラブルも考えられます。
万が一のトラブルが起こった場合も想定して事前に会議の流れを考え、どの資料を事前共有しておくと良いか考えておくと良いでしょう。

万が一、会議中にオフラインになってしまったときの連絡手段

WEB会議をしていると、どうしてもパソコンやネット回線の不具合で突然接続が切れてしまうということはあるでしょう。
ビジネスチャットやメールなどでトラブルがあった際に誰に伝えるか、あらかじめ決めておくのがおすすめです。

また会議の進行役の接続が切れてしまった場合に、再接続するまでの間にどのような話をしておくか、事前に伝達しておくと時間を有効に使うことができるでしょう。

背景の画像を設定しておこう

一人暮らしの女性社員や、家族がいる場合は家の様子が会社の人に見られてしまうことに抵抗があるという場合もあるかもしれません。

最近のWEB会議ツールではバーチャル背景を利用できるものもあるため、事前に背景の画像を設定しておくと良いでしょう。

必要なものを揃えてWEB会議に臨みましょう

スムーズにWEB会議を進行するために、必要なものの事前準備は欠かせません。

例えば対社外の人とWEB会議を行う場合にカメラ写りは第一印象を決めるため重要な要素であるといえるでしょう。
パソコンに内蔵されているWEBカメラでもWEB会議は可能です。

ただ外付けのものを利用した方が機能面や画質が優れていることが多いため、事前に用意しておくと良いでしょう。

またWEB会議の前にカメラ写りを確認してく必要もあります。
カメラの角度や部屋の明るさによって、WEBカメラの写りは大きく変わるでしょう。

高さが足らない場合は本の上においてみたり、部屋の明るさが足らない場合はカーテンを開けたり、照明を足したりして調節するのがおすすめです。

インターネット回線を利用しているため、環境によってトラブルが起きるということも考えられます。
いざ会議が始まるときに万が一会議室に入れず他の参加者に迷惑がかかるということがないように事前に接続テストも行うと良いでしょう。

必要なものをきちんと揃えて入念に準備を行うことは円滑な会議に欠かせません。
WEB会議に必要なものを整理する際の参考にしてみてください。