遠隔会議を行うメリット・デメリットとは

会議の種類の一つに遠隔会議というものがあります。
では遠隔会議とはどのようなものなのでしょう?
また、遠隔会議のメリット、デメリット、円滑に行うポイントはどのようなものがあるのでしょう?

■遠隔会議とは

事業所が全国にある企業や、会議の参加者が様々な地域にいる場合などは集まって会議を行うのが困難になります。
そんな時、何らかの電気通信システムで相互に接続することで、あたかもその場所に全員が集まっているかのように会議できます。
この会議の方法を遠隔会議と言います。
遠隔会議には「電話会議」や「ビデオ会議」など様々なものがあります。

■遠隔会議のメリット

では遠隔会議のメリットはどのようなものがあるのでしょう?
遠隔会議のメリットは「離れた場所にいる人も、そこにいるように話ができる」ということです。
世界中どこにいても電気通信システムがあれば繋がることができます。

そのため、決まった場所に全員が集まる必要がありません。
つまり、会議室を準備する手間も省けます。

また、それぞれが各地に点在したまま行うことができるので、移動時間の削減による時間の有効活用や移動にかかる移動費の削減にも繋がり、企業が行う場合にも個人の場合にも多くのメリットがあります。

■遠隔会議のデメリット

上記でメリットを挙げましたが、逆にデメリットはどうなのでしょう?
デメリットはメリットでも挙げた「電気通信システムの使用」というものがあります。

電気通信システムを使用するため、何らかの原因で通信が使えない場合は会議そのものが行えなくなります。
また、不具合が発生し通信が途切れたりする場合も、円滑な会議は困難になります。
そうなると、無駄な時間が経過してしまうため、会議を行うという空気感がなくなってしまいます。

もう一つデメリットを挙げると「実際に顔を合わせていない」ということです。
これも時間削減等のメリットとして挙げたことにはなりますが、考え方一つでデメリットにもなります。
実際に顔を合わせないということは、実際の会議の場所の雰囲気を感じることができないと考えることもできます。

ある発言も、相手が目の前にいると雰囲気や口調、表情などで言葉だけでなく総合的に感じることができます。
しかし、遠隔会議の場合は、口調や表情は会議の種類によっては確認することができますが、あくまでも機械を通したものになります。
そのため、感情の動きなどは確認することができない可能性があります。

そうなると、相手が伝えたいことと自分が受け取ることで違いが出てしまう可能性があります。
そういったことを防ぐためにも、遠隔会議の場合にはより丁寧な伝え方が必要になるのです。

■遠隔会議をより円滑に行うポイントは?

では遠隔会議をより円滑に行うポイントはどのようなものがあるのでしょう?
それはデメリットの最後に述べた「より丁寧な伝え方」です。
もちろん「安定した電気通信システムの使用」は大前提になります。
この前提が崩れると、円滑どころか会議そのものができなくなってしまうからです。
その上で、「より丁寧な伝え方」が必要になるのです。

ではどうすればより丁寧に伝えることができるのかを考えます。
丁寧に伝えるには、「はっきりと分かりやすく、表情や動作も踏まえて相手にしっかりと理解をしてもらう」ということです。
そのため、お勧めなのが「スピーカーフォンの導入」です。
スピーカーフォンを使うと、自分の声をはっきりと分かりやすく相手に届けることができます。
また、両手がフリーになるので手振り身振りなどの動作を入れて話をすることも可能です。
そうすることで、相手に自分の感情も届けることができるので、自分の本当に伝えたいことがより相手に伝わりやすくなります。

グローバル化が進んでいる現代では遠隔会議は欠かせないものになっています。
しかし、便利さゆえのデメリットもあります。
人間が物事を行う時、感情というものは必ず結果に関係してきます。
遠隔会議ではその感情が伝わりにくくなるため、顔を見合わせれば起こらない問題も起きてしまう危険性もあります。

そういったことを少しでも少なくするため、スピーカーフォンを導入するなどして、よりよい遠隔会議を行う努力と工夫も必要になるのです。