電話会議の進め方・進行のコツとは?

遠隔地との会議の際に電話会議を行う会社も少なくないと思います。

しかし、スムーズに電話会議を進行するためにはコツが必要です。
ここでは電話会議の進め方について紹介します。

電話会議の基本

電話会議は、電話回線さえあれば世界中どこにいる相手とでも会議をすることができる便利なシステムです。
電話回線は比較的安定しているので通話品質も安定しているだけでなく、比較的低コストで導入できるメリットがあります。

しかし、電話会議の場合はあくまでも音声のみのやり取りです。
資料を画面で確認しながら意見を交換するような会議には、あまり向いていません。

電話会議を進める上でのコツ

電話会議をスムーズに進行する進め方にはいくつかのコツがあります。
入念な準備を行うことはもちろんですが、会議の最中にもいくつかのことに気を付けることで、ぐっとスムーズに会議を進めることができるのです。

大人数が参加する会議では、誰が誰に話しかけているのかを明確にすることが大きなポイントです。

  • 話すときに自分の名前を名乗る
  • 誰に対して話しかけているのかを具体的にする

この二つは特に意識して行ってみてください。

電話会議の場合、相手の表情が見えません。
話している人を判別する手立ては音声のみです。

話がかみ合わなくなったり、会議がストップするのを避けるためにも、参加者一人一人がこれらのことを心がけましょう。

電話会議をスムーズな進め方とは

電話会議をスムーズに進めるためには、スピーカーフォンといった機材を導入するのも一つの手段です。

スピーカーフォンは発言のノイズやエコーを低減してくれる機能があるので、導入すると相手の声が聞きとりやすくなるだけでなく、自分の声も相手に聞こえやすくなります。

出張先から電話会議に参加するには、持ち運びのしやすいタイプがおすすめです。
一か所から大人数が参加する場合は、それに対応したモデルを選ぶようにしましょう。



電話会議は非常に便利なシステムです。
入念な準備をすると同時に、進行のコツをつかんで意義のある会議を行いましょう。